Privacybeleid Stichting DongenIce & Stichting Horeca DongenIce

De nieuwe Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vraagt van organisaties dat zij open zijn over de persoonsgegevens die zij bewaren en verstrekken. Stichting DongenIce en Stichting Horeca DongenIce (hierna aangemerkt als "DongenIce") willen graag transparant zijn over de persoonsgegevens die wij bewaren en met welk doel. Daarom hebben wij dit privacybeleid opgesteld.

Doel bewaren persoonsgegevens

Vrijwilligers

DongenIce kan alleen bestaan met de hulp van vele vrijwilligers. Wij benaderen deze personen een aantal keer per jaar om te vragen of zij ons kunnen helpen met ons evenement. Dit gebeurt via e-mail of telefonisch. Ook informeren wij onze vrijwilligers over allerhande zaken rondom DongenIce via onze nieuwsbrief of via email.

Bezoekers

Gedurende het evenement maken wij gebruik van cameratoezicht. Dit doen wij vanwege veiligheidsredenen en ter preventie van diefstal/vandalisme.

Bezoekers die willen deelnemen aan bijzondere activiteiten op inschrijving zoals feestavonden, curling of kinderactiviteiten, wordt gevraagd om hun contactgegevens te verstrekken zodat wij ze kunnen voorzien van een toegangsbewijs en kunnen informeren over aanvangstijd, wijzigingen, etc.

Welke persoonsgegevens bewaren wij?

Vrijwilligers

Wij verzamelen en bewaren alleen de persoonsgegevens die nodig zijn om bovenstaand genoemde doelen te kunnen verwezenlijken. Dit zijn: naam, adresgegevens, emailadres en telefoonnummer. Wij verzamelen en bewaren geen bijzondere persoonsgegevens.

Wanneer iemand twee jaar op rij niet heeft deelgenomen aan vrijwilligers- en/of sponsoractiviteiten worden de persoonsgegevens verwijderd.

Bezoekers

Camerabeelden worden 72 uur bewaard. Indien zich een calamiteit en/of incident voordoet bewaren wij deze gegevens zo lang als nodig om van dienst te kunnen zijn bij een mogelijk onderzoek hiernaar.
Op onze website is een livestream met een aantal webcams op onze locatie. Voor deze beelden gelden dezelfde voorwaarden.

Bezoekers die willen deelnemen aan bijzondere activiteiten, vragen wij om hun contactgegevens door te geven. Dit zijn: naam, emailadres, telefoonnummer, rekeningnummer (indien er sprake is van een betaalde activiteit). Persoonsgegevens worden na afloop van de activiteit waarvoor deze verstrekt zijn verwijderd. Persoonsgegevens van deelnemers aan de curling worden 1 jaar bewaard.

Hoe bewaren wij persoonsgegevens en wie is hiervoor verantwoordelijk?

Vrijwilligers

De persoonsgegevens van vrijwilligers bewaren wij in een bestand. Dit bestand staat in Dropbox. Hiervoor hebben alleen de bestuursleden van DongenIce toegang. Tijdens het evenement heeft ook de eventmanager toegang tot Dropbox. Toegang tot de Dropbox gebeurt via een wachtwoord en aanmelding vanuit het bestuurslid die de Dropbox beheert.

De persoonsgegevens van vrijwilligers worden verzameld door het bestuurslid die verantwoordelijk is voor de vrijwilligers. Dit bestuurslid beheert het bestand met persoonsgegevens en is bevoegd dit bestand aan te passen.

Wij verwerken de persoonsgegevens niet en verstrekken deze niet aan derden.

Bezoekers

Camerabeelden worden opgeslagen op de harde schijf van de aangesloten pc op locatie. Tot deze pc hebben alleen bestuursleden en de eventmanager toegang.

Bezoekers die een kaartje kopen voor een betaalde feestavond moeten hun contactgegevens invullen op onze website. Deze gegevens zijn via de host-pagina van deze website te raadplegen. Toegang tot deze host-pagina hebben alleen bestuursleden en de webmaster.

Wij verwerken de persoonsgegevens niet en verstrekken deze niet aan derden.

Exact

Voor het bijhouden van onze administratie en boekhouding maken wij gebruik van de diensten van Exact. Wij delen uw naam, adres en woonplaatsgegevens en details met betrekking tot eventuele bestellingen/ facturen, etc. Deze gegevens worden gebruikt voor het administreren van verkoopfacturen. Persoonsgegevens worden beschermd verzonden en opgeslagen. Exact is tot geheimhouding verplicht en zal uw gegevens vertrouwelijk behandelen. Exact gebruikt persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan hierboven beschreven.

Verzoeken om inzien en wijzigen persoonsgegevens

Vrijwilligers & sponsoren

Iedereen waarvan wij de persoonsgegevens bezitten kan verzoeken om deze gegevens in te zien. Dit verzoek kan worden gedaan bij het bestuurslid dat verantwoordelijk is voor de vrijwilligers via de contactpagina. Verzoeken tot wijziging of verwijdering van de persoonsgegevens kan ook bij dit bestuurslid worden gedaan. Dit zal onverwijld worden opgepakt.

Bezoekers

Bezoekers kunnen verzoeken om hun persoonsgegevens te mogen inzien of te wijzigen/verwijderen. Deze verzoeken kunnen worden gesteld via de contactpagina.

Reikwijdte

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Binnen de reikwijdte van onze verantwoordelijkheid vallen de gegevens en omgang hiermee zoals vermeld in dit privacybeleid. Buiten de reikwijdte van DongenIce vallen de gegevens die een vrijwilliger of bezoeker zelf achterlaat, ook als deze gegevens gelinkt zijn aan DongenIce. Dit betreft ook persoonsgegevens op social media waaronder in ieder geval op Facebook, WhatsApp, etc. Ook wanneer dit de pagina's van DongenIce betreft

Wijzigingen privacybeleid

DongenIce behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen aan dit privacybeleid. Het meest actuele privacybeleid is raad te plegen via onze website www.dongenice.nl.

Cookies

Cookies zijn kleine tekstbestanden die door een website op je computer, tablet of telefoon worden geplaatst. Cookies kunnen je computer, tablet of telefoon of je bestanden niet beschadigen.

We gebruiken cookies om een betere website ervaring te bieden en het verkeer te analyseren. Lees hier meer over hoe wij cookies gebruiken en hoe je ze kunt beheren.